報連相の大原則:ビジネスコミュニケーションの基礎知識5

ビジネスコミュニケーションの基礎知識

更新日:2017年9月8日(初回投稿)
著者:株式会社Skillpod 代表取締役社長 須見 庸子

前回は、傾聴・質問のコツについて紹介しました。今回のテーマは報連相。社会人の基本にもかかわらず、正しく実行できない人が多いようです。自身の行動の振り返りや、部下の教育のために、改めて報連相を考えてみましょう。

1. 報連相ができない原因は?

報連相とは、報告・連絡・相談を省略した言葉です。新入社員教育で習った方も多いのではないでしょうか。しかし、どの会社でも、報連相ミスによるトラブルが起こっています。特に起こりやすいのが、世代間による行き違いです。報連相ミスのケースを紹介します。改善すべき点を考えてみてください。

(とある水曜日の13時)

入社2年目の山根さんは、所属部署の課長に呼び止められました。

課長「山根さん、ABCビルの機材搬入の件なんだけれど。明日の朝は台風が直撃するらしいから、念のためあさって10時に変更すると、ABCビルの伊藤さんに連絡してくれ」

山根「はい、分かりました」

山根さんは、ABCビルの伊藤さんに日程変更願いのメールを送信しました。

(時間が経過し、同日20時過ぎ)

課長「山根さん、ABCビルの伊藤さんから、あさってで了解という返事は来た?」

山根「いいえ、13時過ぎにメールを出して、返事はまだ来ていません」

課長「電話じゃなくメール? メールなんて、相手が読んでいなかったらどうするんだ。変更することを先方が知らなくて、明日のつもりで準備していたら大変じゃないか」

山根「7時間も前に送ったんですから、見ているはずですよ。返事がないのだから、大丈夫ってことじゃないですか?」

課長「俺に聞くなよ! もう夜の8時じゃないか! もういい、おーい桜井さん、大至急先方の伊藤さんに連絡を取ってくれ!」

さて、皆さんは、課長と山根さんのどちらに感情移入して読みましたか? リーダーの立場なら、こういう若手っているんだよなぁ。なぜ、電話を1本かけて確認を取らないのだろうと考えるかもしれません。一方、若い人の中には、指示されてすぐにメールを送っているのに、なぜ怒られるのだろう。仕事のメールなら、何時間も見ないことはないだろうし、文字として残るから電話より確実じゃないか、と感じる人もいるでしょう(図1)。どちらの言い分にも、一理あります。このケースのように、同じ社内でも年齢や立場によって、報連相を行う伝達手段の常識が異なり、トラブルに発展することがあります。

図1:年齢や立場による常識の違い
図1:年齢や立場による常識の違い

コミュニケーションの行き違いは、どちらかが一方的に悪いというのはまれで、多くは両者の責任です。このケースの場合、課長は電話連絡するように指示すれば、トラブルが防げたかもしれません。山根さんも、課長に指摘される前にABCビルの伊藤さんに確認しないのは、仕事の仕方が中途半端でした。ただ、どちらが悪いか議論するのは、時間の無駄です。それぞれできていなかったことを反省して、ミスやトラブルの再発を防ぎましょう。

山根さんの主な問題点は3点です。報連相の仕方と、情報の伝達手段が良くなかったのです。

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2. 報連相のポイント

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