プレゼンテーションの3つのコツ:ビジネスコミュニケーションの基礎知識2

ビジネスコミュニケーションの基礎知識

更新日:2017年7月13日(初回投稿)
著者:株式会社Skillpod 代表取締役社長 須見 庸子

前回は、話が伝わるプレゼンテーションの構成について説明をしました。構成を決めたら、プレゼンテーションの具体的な中身について考えなければなりません。今回は、伝えたいことを聞き手にしっかり伝えるための話し方や文章の作り方など、3つのコツを紹介します。

1. プレゼンテーションの3つのコツ

プレゼンテーションに苦手意識を持っている人は、大抵、「気の利いた話ができない」といいます。プレゼンテーションは流ちょうでユーモアある語り口と、説得力あるパフォーマンスが必要というイメージがあるのかもしれません。しかし、実はそのようなテクニックが、本当に伝えたいことや重要な点をぼやかしてしまう場合があるのです。「面白い話を聞いた」「盛り上がった」だけで終わってしまうと、話の内容が印象に残らず、行動につながりません。また、話し手の話が巧妙すぎると、口がうまい人と思われて信用されないことがあります。

結論を述べると、プレゼンに卓越した話術は必要ありません。いいたいことを聞き手にしっかり伝えること。それが最も重要です。そのために意識すべき点は、1:簡潔にする、 2:分かりやすくする、 3:印象に残すの3点です(図1)。一つずつ詳細を見ていきましょう。

図1:プレゼンテーションの3つのコツ

図1:プレゼンテーションの3つのコツ

2. 簡潔にする

簡潔にするというと、漠然として分かりづらいかもしれません。しかし、「言葉を簡潔にする」「文を簡潔にする」「話自体を簡潔にする」と、細かく分けるとイメージしやすいでしょう。以下、具体的な方法です。

1:言葉を簡潔にする

第一に、誰が聞いても理解できる言葉を使うことです。一部の人にしか通じない専門用語および外来語などは避け、聞き手全員が理解できる共通言語を使って話します。また、話し言葉として難しい表現や何通りにも解釈できる表現は避けましょう。

(例)コンセンサスを取る → 合意を取る
   キシャ → 帰社? 記者?

2:文を簡潔にする

文章を短くして、シンプルで分かりやすくすることです。一つの文は25〜30文字程度にまとめ、盛り込む内容を一つにするとよいでしょう。長文になるときは、接続詞を使って50〜60文字に収めます。

(例)「口語文は一文25~30文字程度が適当で、短くできない場合は接続詞を用いて、50~60文字に収めれば理解しやすくなります。」(この文章は計59文字)

3:話自体を簡潔にする

話す内容をきちんと整理しておくことです。PREP法とSDS法(第1回で説明)が有効です。話す時間も短くしましょう。

3. 分かりやすくする

「分かりやすい」を言い換えると、聞いた人全てが同じイメージを持ち、さまざまな解釈が生まれないことです。以下、分かりやすく伝える工夫を5つご紹介します。

1:事例や具体例を入れる

聞き手にとって抽象的な概念や耳慣れない言葉、畑違いの話でも、事例や具体例を入れると興味を持って聞いてもらえます。例えば、プレゼンの際に他社事例を紹介すると、「自分(自社)と同じ状況だ」と聞き手の共感を得やすく、話し手のメッセージを受け入れてもらいやすくなります。

(例)「5S活動の具体的な進め方について説明してきました。では、実際に5S活動を成功させたA社さんの事例を見てみましょう。A社さんは、最初このような課題を抱えていました。」

2:比喩を用いる

比喩によって、聞き手は未知の情報を既知の情報に置き換えることができます。また、より深いイメージを持つことも可能です。

(例)「栴檀(せんだん)は双葉より芳(かんば)しいという言葉を知っていますか? 大成する人は、幼い時から人並み外れて優れているという意味のことわざです。例えば、藤井聡太棋士が5歳の頃に凝っていたのは、迷路づくり。何百手先を読む力は、この頃から培われたのです。」

3:数値やデータを盛り込む

数値やデータを盛り込むことでリアリティーを演出でき、信ぴょう性を持たせる効果があります。聞き手が実感できるサイズにすることで、より鮮明なイメージを与えられます。

(例)「この土地の広さは約100エーカー。東京ドーム約9個分の広さです。」

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4. 印象に残す

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