5Sルールと組織風土: 5S活動の基礎知識5

5S活動の基礎知識

更新日:2017年6月7日(第2版)※間違いを修正しました(図4にて、欲求→要求)
著者:株式会社経営改善支援センター 戸敷 進一

5S活動は目的ではなく、組織を活性化させるための「ツール」です。うまく使えると大きな効果を期待できますし、使い方を誤ると組織に大きな負担がかかります。今回は活動を維持継続するためのルールに関して解説していきます。

1. ルールが守られない理由

組織内のルールは往々にして守られず、形骸化してしまいます。5S活動も同様です。整理や整頓のように変化が見えやすい活動と比べると、変化が見えづらくなる清掃から活動が下火になってきます。そして、清潔やしつけは活動そのものが消えてしまいます。

組織でルールが守られない理由は3つあります。
1:ルールの分量が多すぎる
2:ルールに理想を書きすぎる
3:罰則の決まりがない

それぞれの理由を詳しく見ていきましょう。

1:ルールの分量が多すぎる
これは、品質や環境のISOマネジメントシステムの導入が形骸化してしまう理由の一つです。あなたの会社も監査前だけ慌てていませんか? マニュアルは、分量が多くなるほど複雑な内容になり、読まれなくなってしまいます。社員全員がマニュアルを読んでいないのに、本当に優れたパフォーマンスを発揮できるのか、真剣に考える必要があります。

2:ルールに理想を書きすぎる
これは多くの企業で見られる風景です。現場を見ずに机上で考えると、どうしても理想を書いてしまいがちです。また、このケースで危険なことは、他社の良い部分だけをまねてしまうことです。自社の現場に合わせて作らないと、実態と隔たりのあるルールになってしまいます。挙げ句の果て、「決めたのだから守れ!」という一方通行の指示がまかり通ってしまいます。

3:罰則の決まりがない
これは組織のスタンスを示しています。罰則がないと、決められたルールが軽くなります。そして、いつの間にか誰も守らないルールになってしまいます。

図1:組織に合わせたルール策定の例

図1:組織に合わせたルール策定の例

2. ルール策定時に注意すべき3つのポイント

5S活動がある程度進んで、それを維持しようとする時、どのようなことに注意すればいいでしょうか。結論からいえば、守られない理由の逆を行えばいいのです。
1:5Sルールは「A4用紙2枚」に収める
2:書き込んだことは100%守る
3:守られなかった時の罰則を定める

図2:ルール策定のフロー

図2:ルール策定のフロー

まず、ルールの全体量をA4用紙2枚に制限します。両面で印刷すればA4用紙1枚になり、正社員だけではなく、パート・アルバイトの人たちにまで渡して、広く周知できます。

そして何よりも、分量が限られているので、優先順位の高いものを短く表現しなければなりません。例えば、オフィスのルールの一節は「帰宅時に机の上に置いて良いものは、パソコンと電話機のみとする」という一文になります。製造現場ならば「使用した機器は、必ず定められた場所に返すこと」になり、機器の点検は「定められた間隔で別途定める手順に従い、必ず定期点検を実施すること」になります。

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3. 組織風土作りのための行動指針

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4. 詳細は下位ルールも決める

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