5S活動の整理とは?:5S活動の基礎知識2

5S活動の基礎知識

更新日:2017年3月24日(初回投稿)
著者:株式会社経営改善支援センター 戸敷 進一

前回は、事例を見ながら、5S活動の意味、目的、要素を学びました。今回は、5S活動の枠組みと、1つ目の要素「整理」を解説します。

1. 5S活動の枠組み

5S活動を始めるときに注意すべきは、5つの要素がつながっているということです。それぞれの要素を単独の「点」ではなく、1つの流れとして捉えます。そして、組織で取り組むときには、2S(整理・整頓)と2S(清掃・清潔)と1S(しつけ)の枠組みで考えます。この3つの段階を踏んで5S活動は完成し、維持されます。

2S(整理・整頓):実際にものを動かして、5S活動の環境を整える
2S(清掃・清潔):ものを動かした後に、それを維持する仕組みを構築する
1S(しつけ):作り上げた5Sの環境を、全員で守るルールを作る

2. 5S活動の「整理」とは?

5S活動の「整理」とは、シンプルに「不要なものを捨て、必要なものだけを残す」という意味です。単純にいえば、要らないものを捨てることですが、注意が必要です。組織にはいろいろな価値観があり、キャリアや立場によって不要なものの意味は違います。例えば、新人が不要と思う古い機械も、ベテランにとっては重要だったりします。また一見すると不要な文書も、他の部門にとっては重要だったりします。不要の意味が組織の中で統一されていない、理解されていないために、職場では不要なものが次第に増えていきます。

組織がものを捨てられない原因となる心理は、次の3つです。

1. 使うかもしれない(将来への恐れ)
2. もったいない(高価なもの)
3. 思い出がいっぱい(会長や社長の思い入れ)

この中で一番厄介なものは、1の使うかもしれないです。業務は多岐にわたり、先々のことも分かりません。「取りあえず置いておこう」という心理から、文書や古い機械が残ります。しかし、3年間1回も使用しなかった文書や機械を、4年目以降使うことはほとんどありません。個人の生活でも3年間一度も袖を通さなかった服を、4年目に着ることはまれでしょう。アメリカの記録学会は「実際に使っている文書の99%は、1年以内に作られたもの」という統計を出しています。

現実は、机の周り、工場や倉庫の片隅には二度と使わないものが残っていませんか? 図1に、倉庫の整理の様子を示します。整理後の倉庫には、ほとんど荷物がありません。いかに使用しないものを保管していたかが分かります。

図1:倉庫の整理の様子

図1:倉庫の整理の様子

2のもったいないも、組織の中には根強く残っています。高価なため、使わないのに会社や工場の中に居座っているものがあるでしょう。3の思い出がいっぱいは、会長や社長などが過去の栄光にこだわり、古いものが残っているケースです。

3. プロセス共有のための赤札作戦

ものを捨てられない心理、ものを捨てられない状況の積み重ねは、組織の機能性を悪くしています。5S活動では最初の「整理」を行う際に、組織の中で捨てるものの基準を考えます。例えば、未使用の期間、壊れている機械、現在の規格に合わない道具や機器、余った材料など、組織の統一見解を定めます。それに基づいて「赤札作戦」を実施します。

赤札作戦とは、活動推進チームや部署で、3色の札を使って、不要なものを判断する取り組みです。

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4. 「整理」の注意点

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